Conseils pour faciliter la tenue de votre dossier comptable.
1.Conseils pour la comptabilité des sociétés.
Nous vous demandons de déposer à notre bureau les documents pour les TVA trimestrielles avant le 05 du mois au cours duquel cette déclaration doit être rentrée à l’administration.
2.Conseils pour la comptabilité des personnes physiques.
Veillez à nous fournir, en même temps que vos factures, les documents relatifs à vos cotisations sociales, assurance petits risques et pension complémentaire.
3.Conseils relatifs aux déclarations fiscales pour les personnes physiques.
Lorsque que vous nous apportez les documents pour l’établissement de votre déclaration fiscale, veillez à joindre également la déclaration ainsi que les annexes de l’année précédente. Cela nous permettra de comparer les deux années, et de vérifier ainsi qu’aucun poste n’a été oublié.
Nous vous remercions de nous fournir l’ensemble des attestations fiscales… en effet, si nous devons demander nous même une attestation, cela peut prendre beaucoup de temps, et par conséquent, d’argent… De plus, sans vos attestations, il nous est souvent impossible de connaître vos nouveaux contrats, et on risquerait ainsi de perdre le bénéfice d’une déduction fiscale.
Enfin, lorsque vous recevrez votre avertissement extrait de rôle, c'est-à-dire le calcul d’impôt, il serait utile de le comparer à celui que nous vous avions remis. Dans le cas où vous observez une différence significative, veuillez nous le communiquer de sorte que nous puissions vérifier que l’administration n’a commis aucune erreur.
4.Conseils pour la comptabilité en général.
a.Factures d’achat
Les documents doivent, dans la mesure du possible, être classés par ordre chronologique.
Toutes les factures doivent être rentrées, y compris celles qui ne sont pas encore réglées.
Pour les sociétés, veillez à indiquer sur chaque facture la manière dont elle a été payée (caisse, banque, compte courant,…).
b.Factures de vente
Les documents doivent être classés par ordre chronologique de numéro, et aucun numéro ne doit être manquant. (Chaque année, il faut commencer par le numéro 1.)
Lorsqu’un acompte est payé, la réglementation TVA impose qu’une facture soit établie. La facture reprendra donc le montant HTVA de l’acompte ainsi que la TVA y afférent.
La facture de solde ne reprendra donc que le solde TVA restant dû.
c.Comptes bancaires
Les extraits de compte doivent être classés du plus ancien au plus récent, en commençant par la première page de l’extrait (solde précédent au …) pour terminer avec la dernière (nouveau solde au …).
Veillez à donner une explication aux mouvements peu détaillés.
Dans le cas où une dépense à trait au privé, indiquer le en face du mouvement.
En ce qui concerne le paiement des salaires, indiquez à côté du mouvement la période concernée ainsi que le nom du bénéficiaire de ce salaire.
Pour le paiement des factures d’achats, indiquez, si possible, le numéro de facture du fournisseur.
d.Caisse
Comme pour le reste, les mouvements de la caisse doivent être justifiés par une pièce comptable.
Vous devez indiquer, dans la colonne de droite, les recettes, c’est-à-dire tout l’argent qui rentre, et dans la colonne de gauche, les dépenses, c’est-à-dire tout l’argent qui sort.
Veuillez indiquer, à la fin de chaque mois, le solde de caisse. Attention, celui-ci ne peut, bien entendu, pas être négatif.
e.Prélèvements de fonds du dirigeant
Eviter autant que possible d’effectuer des paiements d’ordre privé par le compte bancaire de la société. En effet, lorsque votre compte courant est débiteur, c’est-à-dire que vous devez de l’argent à votre société, un intérêt fictif débiteur de +/- 7% doit être calculé, ce qui va augmenter le montant de votre impôt ainsi que de votre dette envers la société.
f.Le personnel
Les relevés comptables établis par votre secrétariat social mensuellement doivent nous être transmis.
Lors du paiement des rémunérations nettes, indiquez sur l’extrait qu’il s’agit d’un salaire, la période concernée, ainsi que le nom du bénéficiaire.
Le précompte professionnel et les cotisations ONSS seront repris sur les factures de votre secrétariat social.
g.Les frais de voiture
Le régime fiscal applicable pour les voitures mixtes est différent de celui applicable pour les véhicules utilitaires. Sur chaque facture d’entretien, veillez donc à indiquer de quel type de voiture il s’agit, en indiquant par exemple, le numéro de plaque du véhicule.
Pour le carburant, le moyen le plus simple est d’utiliser une carte carburant avec une facture mensuelle récapitulative.
h.Les frais de représentation
Dorénavant, lorsque vous devez partir en représentation à l’étranger, les frais de restaurant doivent faire l’objet d’une distinction sur la facture. En effet, avant, seuls les frais de restaurant en Belgique faisaient l’objet d’une DNA, mais maintenant, tous les frais de restaurant sont en partie rejetés par l’administration fiscale (anciennement déductibles à 50%, maintenant déductibles à 69%).
Les frais d’hôtel, exposés tant en Belgique qu’à l’étranger, sont considérés comme des frais de représentation déductibles à 50%.